Nutzungsbedingungen.

1. Vereinbarung

Diese Nutzungsbedingungen („Bedingungen“) regeln den Zugang zur Kodia-Website, zu Kodia Chat und den damit verbundenen Selbstbedienungsfunktionen sowie deren Nutzung (der „Dienst“). Der Dienst wird von MS2 Partners Sàrl (CHE-240.674.424), Route de Lausanne 15, 1180 Rolle, Waadt, Schweiz („Kodia“, „wir“, „uns“) betrieben.

Diese Bedingungen bilden eine Vereinbarung zwischen Kodia und der Arztpraxis, dem Abrechnungsdienstleister oder einer anderen Organisation, die den Dienst nutzt (der „Kunde“, „Sie“, „Ihr“).

Wenn Sie ein Konto erstellen oder den Dienst im Namen einer Organisation nutzen, bestätigen Sie, dass Sie befugt sind, diese Bedingungen in deren Namen anzunehmen. Die Organisation ist dafür verantwortlich, dass ihre autorisierten Nutzer diese Bedingungen einhalten.

Indem Sie ein Konto erstellen, diese Bedingungen annehmen, ein Abonnement abschliessen oder den Dienst nutzen, erklären Sie sich mit diesen Bedingungen einverstanden.

Diese Bedingungen gelten ausschliesslich für die Kodia-Website, Kodia Chat einschliesslich seines Konnektors für Assistenten von Drittanbietern und die damit verbundenen Selbstbedienungsfunktionen für Konten, Abonnements, Codierungsunterstützung und Freigaben. Sie gelten nicht für Kodia Audit, Kodia Review, Kodia Code oder andere separat vereinbarte professionelle oder unternehmensbezogene Dienstleistungen. Für diese gelten das jeweilige Angebot, Bestellformular, Pflichtenheft, der Dienstleistungs- oder Integrationsvertrag und die Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung.

2. Wer Kodia nutzen darf

Kodia ist für Schweizer Arztpraxen und Schweizer Abrechnungsdienstleister bestimmt, die solche Praxen unterstützen.

Sie dürfen den Dienst ausschliesslich zu beruflichen Zwecken und unter Einhaltung der anwendbaren Gesetze, beruflichen Pflichten, Vertraulichkeitsanforderungen, vertraglichen Verpflichtungen und internen Richtlinien Ihrer Organisation nutzen.

Sie bestätigen, dass Sie zur Nutzung des Dienstes und gegebenenfalls zum Handeln im Namen Ihrer Organisation befugt sind.

3. Sprache

Diese Bedingungen werden auf Französisch, Englisch, Deutsch und Italienisch veröffentlicht. Die französische Fassung ist der rechtlich massgebende Text und hat bei Widersprüchen oder Abweichungen zwischen den verschiedenen Fassungen Vorrang.

4. Was Kodia leistet und nicht leistet

Kodia bietet administrative Unterstützung bei der Codierung und Abrechnung im Rahmen ambulanter Schweizer Arbeitsabläufe, insbesondere:

• Chat-Modus: eine dialogbasierte Benutzeroberfläche, über die Sie Fragen zu TARDOC-Codes, ambulanten Pauschalen, ICD-10-GM-Diagnosecodes, Kumulationsregeln und zur Abrechnung stellen können. Standardmässig werden Unterhaltungen nur auf Ihrem Gerät gespeichert. Sie können die serverseitige Synchronisierung des Chatverlaufs optional auf der Seite Verlauf aktivieren.
• Codierungsvorschläge: Vorschläge zu TARDOC-Codes, ambulanten Pauschalen und gegebenenfalls ICD-10-GM-Diagnosecodes mit Ergebnissen, die Sie kopieren oder exportieren können.
• Freigegebene Unterhaltungen: die Möglichkeit, einen Link zu erstellen, über den eine Chatsitzung geteilt werden kann. Freigegebene Sitzungen sind für jede Person mit dem Link ohne Authentifizierung zugänglich. Sie können einen Freigabelink jederzeit widerrufen.
• Konnektor für Assistenten von Drittanbietern: in den Abonnements Kodia Chat Pro und Team die Möglichkeit, Kodia Chat mit einem KI-Assistenten eines Drittanbieters wie ChatGPT oder Claude zu verbinden, um Codierungsfragen direkt aus diesem Assistenten zu stellen. Sie autorisieren die Verbindung über Ihr Kodia-Konto und können sie jederzeit unter Einstellungen → Konnektoren widerrufen.

Kodia ist ausschliesslich als Unterstützung für administrative Codierungs-, Dokumentations- und Abrechnungsprozesse bestimmt und wird entsprechend vermarktet. Kodia erteilt keine medizinische Beratung und darf nicht für klinische Diagnosen, Prävention, Überwachung, Vorhersage, Prognose, Behandlung oder therapeutische Entscheidungen verwendet werden.

Kodia ist weder für die Verwendung als Medizinprodukt im Sinne der Verordnung (EU) 2017/745 über Medizinprodukte oder der Schweizer Medizinprodukteverordnung bestimmt noch wird es hierfür angeboten. Informationen zu ICD-10-GM-Codes werden ausschliesslich für administrative Codierungs- und Abrechnungsdokumentationszwecke bereitgestellt und stellen keine diagnostische Empfehlung dar.

Kodia übermittelt nicht automatisch Rechnungen oder Rückerstattungsanträge und trifft keine endgültigen Codierungs- oder Abrechnungsentscheidungen. Alle Vorschläge müssen vor ihrer Verwendung von einer entsprechend qualifizierten Person geprüft und genehmigt werden. Die endgültigen Entscheidungen über Codierung, Abrechnung, Dokumentation und Compliance liegen in der Verantwortung des Kunden.

5. Ihre Verantwortung

Sie sind dafür verantwortlich:

• sicherzustellen, dass Sie rechtlich und beruflich befugt sind, Informationen an Kodia zu übermitteln;
• das Berufsgeheimnis, datenschutzrechtliche Pflichten, vertragliche Vertraulichkeitsanforderungen und die internen Richtlinien Ihrer Organisation einzuhalten;
• Namen von Patienten, Geburtsdaten, Adressen, Identifikationsnummern und andere identifizierende Informationen zu entfernen, bevor Sie klinische Texte übermitteln;
• keine Informationen zu übermitteln, anhand deren ein Patient vernünftigerweise identifiziert werden kann, es sei denn, deren Bearbeitung wurde ausdrücklich genehmigt und unterliegt einer anwendbaren Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung;
• keine Links zu Unterhaltungen zu erstellen oder freizugeben, die identifizierende oder vertrauliche Patienteninformationen enthalten;
• alle Vorschläge zu prüfen und zu validieren, bevor Sie diese für Codierung, Abrechnung, Dokumentation oder andere berufliche Zwecke verwenden;
• den anwendbaren Tarif, die Katalogversion, Abrechnungsregeln, Anforderungen von Versicherern und gesetzliche Anforderungen zu prüfen;
• eine angemessene klinische, abrechnungsbezogene und Compliance-Dokumentation zu führen; und
• sicherzustellen, dass die Nutzung des Dienstes weder das berufliche Ermessen noch eine gesetzlich, vertraglich, tariflich oder durch berufliche Standards vorgeschriebene Prüfung ersetzt.

Sie bleiben für sämtliche von Ihnen übermittelten Informationen sowie für alle Entscheidungen oder Massnahmen verantwortlich, die auf der Grundlage des Dienstes getroffen werden.

6. Konten und Praxis-Arbeitsbereiche

Konten sind einem Arbeitsbereich einer Praxis oder Organisation zugeordnet.

Sie müssen korrekte Kontoinformationen angeben, Ihre Zugangsdaten vertraulich behandeln und angemessene Massnahmen treffen, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Individuelle Konten dürfen nicht von mehreren Nutzern gemeinsam verwendet werden. Sie müssen uns unverzüglich informieren, wenn Sie vermuten, dass ein Konto oder Zugangsdaten kompromittiert wurden.

Sie sind für Aktivitäten verantwortlich, die über Ihr Konto ausgeführt werden, es sei denn, diese beruhen auf einem Kodia zurechenbaren Sicherheitsversagen.

Team-Abonnements

Ein Praxis-Arbeitsbereich kann mehrere Nutzer umfassen. Der Inhaber des Arbeitsbereichs oder dessen Administratoren können Mitglieder verwalten und Rollen wie Inhaber, Administrator oder Mitglied zuweisen.

Alle Mitglieder eines Arbeitsbereichs teilen sich das Abonnement der Organisation und das anwendbare Nutzungskontingent. Der Kunde ist verantwortlich für:

• die Festlegung, wer auf den Arbeitsbereich zugreifen darf;
• die Zuweisung und regelmässige Überprüfung von Zugriffsrechten;
• die Entfernung von Nutzern, die keinen Zugriff mehr benötigen;
• die Zahlung der anwendbaren Gebühren; und
• die Sicherstellung, dass eingeladene Nutzer diese Bedingungen einhalten.

Der Inhaber des Arbeitsbereichs kann das Abonnement und andere administrative Einstellungen im Namen des Kunden verwalten.

7. Preise, Steuern und Zahlungen

Die Preise werden in Schweizer Franken angegeben, sofern nichts anderes angegeben ist.

Soweit anwendbar, werden die Schweizer Mehrwertsteuer oder andere Steuern beim Zahlungsvorgang und auf der entsprechenden Rechnung oder Quittung ausgewiesen.

Zahlungen werden in der Regel über Stripe abgewickelt. Eine Zahlung auf Rechnung kann auf Anfrage und vorbehaltlich der Zustimmung von Kodia ebenfalls angeboten werden. Sofern auf der Rechnung nichts anderes angegeben oder schriftlich etwas anderes vereinbart ist, sind Rechnungen innerhalb von 30 Tagen ab Ausstellungsdatum zahlbar.

Durch die Angabe eines Zahlungsmittels ermächtigen Sie Kodia und Stripe, dieses Zahlungsmittel mit Kaufbeträgen, wiederkehrenden Abonnementgebühren, anwendbaren Steuern und anderen von Ihnen gemäss diesen Bedingungen genehmigten Gebühren zu belasten.

Wurde eine Zahlung auf Rechnung vereinbart, müssen Sie den Rechnungsbetrag spätestens bis zu dem auf der Rechnung angegebenen Fälligkeitsdatum bezahlen. Sie sind dafür verantwortlich, dass die Kodia mitgeteilten Rechnungs- und Kontaktdaten korrekt und aktuell sind.

Kann eine Zahlung nicht durchgeführt werden oder bleibt eine Rechnung nach ihrem Fälligkeitsdatum unbezahlt, können wir Zahlungserinnerungen versenden, den Zugang zu kostenpflichtigen Funktionen sperren oder das Konto bis zur vollständigen Zahlung des ausstehenden Betrags suspendieren.

8. Abonnements und Abrechnung

Kodia Chat-Abonnements

Kodia bietet derzeit die folgenden Abonnements an:

• Kodia Chat Free: ein kostenloses Angebot mit begrenzter monatlicher Nutzung für einen einzelnen Nutzer.
• Kodia Chat Pro: ein kostenpflichtiges Abonnement für einen einzelnen beruflichen Nutzer.
• Kodia Chat Team: ein kostenpflichtiges Abonnement für den Arbeitsbereich einer Praxis oder Organisation mit mehreren autorisierten Nutzern.

Die für jedes Abonnement geltenden Funktionen, Nutzungskontingente, Anzahl eingeschlossener Nutzer, Preise und Abrechnungszeiträume entsprechen den Angaben auf der Kodia-Website oder beim Zahlungsvorgang zum Zeitpunkt des Abschlusses.

Wir können Abonnements unter Einhaltung einer angemessenen Vorankündigungsfrist einführen, umbenennen, ändern oder einstellen. Änderungen schränken den bereits bezahlten Zugang während des laufenden Abrechnungszeitraums nicht ein.

Kostenloses Abonnement

• Neue Konten können Zugang zu Kodia Chat Free mit einer begrenzten Anzahl monatlicher Anfragen erhalten, derzeit 20 pro Monat.
• Für Kodia Chat Free ist kein Zahlungsmittel erforderlich.
• Das Nutzungskontingent des kostenlosen Angebots wird jeden Monat automatisch erneuert und nicht auf den folgenden Monat übertragen.
• Wir können die Funktionen oder das Nutzungskontingent von Kodia Chat Free unter Einhaltung einer angemessenen Vorankündigungsfrist ändern.
• Für eine Nutzung über das für das kostenlose Angebot geltende Kontingent hinaus ist ein kostenpflichtiges Abonnement erforderlich.

Monatliche Abonnements und automatische Verlängerung

Kostenpflichtige Abonnements werden monatlich im Voraus entweder über Stripe oder, sofern vereinbart, auf Rechnung abgerechnet. Sie verlängern sich automatisch um jeweils einen weiteren Monat, bis sie gekündigt werden.

Bei über Stripe bezahlten Abonnements ermächtigen Sie Stripe, das ausgewählte Zahlungsmittel zu Beginn jedes Abrechnungszeitraums mit den wiederkehrenden Abonnementgebühren und anwendbaren Steuern zu belasten.

Bei Abonnements mit Zahlung auf Rechnung stellt Kodia für jeden Verlängerungszeitraum eine Rechnung aus, sofern kein anderer Abrechnungsplan schriftlich vereinbart wurde. Die Kündigung eines Abonnements berührt bereits ausgestellte Rechnungen oder bereits fällige Beträge nicht.

Kostenpflichtige Abonnements ermöglichen eine Nutzung ohne Abrechnung pro Anfrage, vorbehaltlich der nachfolgend beschriebenen angemessenen Nutzungs-, Raten- und Gleichzeitigkeitsbeschränkungen.

Sie können Ihr Abonnement in den Kontoeinstellungen oder, bei Abonnements mit Zahlung auf Rechnung, durch Kontaktaufnahme mit Kodia hochstufen, herabstufen oder kündigen:

• eine Hochstufung kann sofort wirksam werden, wobei ein anteiliger Betrag vor der Bestätigung angezeigt oder anderweitig mitgeteilt wird;
• eine Herabstufung wird zu Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums wirksam; und
• eine Kündigung beendet zukünftige Verlängerungen, der Zugang zu kostenpflichtigen Funktionen bleibt jedoch bis zum Ende des bereits bezahlten Zeitraums bestehen.

Preisänderungen

Wir können die Preise der Abonnements ändern. Eine Preisänderung wirkt sich nicht auf einen bereits bezahlten oder in Rechnung gestellten Abrechnungszeitraum aus.

Bei einem bestehenden Abonnement informieren wir Sie mindestens 30 Tage, bevor ein neuer Preis auf eine Verlängerung angewendet wird. Wenn Sie mit dem neuen Preis nicht einverstanden sind, können Sie das Abonnement vor dem Verlängerungsdatum kündigen.

Angemessene Nutzung

Kostenpflichtige Abonnements unterliegen angemessenen Nutzungs-, Raten- und Gleichzeitigkeitsbeschränkungen, die der Aufrechterhaltung der Verfügbarkeit, Sicherheit und Qualität des Dienstes für alle Nutzer dienen.

Wir können technische Massnahmen anwenden, wenn die Nutzung:

• die gewöhnliche berufliche Nutzung wesentlich übersteigt;
• unverhältnismässige Infrastrukturkosten verursacht;
• die Verfügbarkeit oder Leistung des Dienstes für andere Nutzer beeinträchtigt;
• automatisierte oder missbräuchliche Anfragen umfasst; oder
• in anderer Weise gegen diese Bedingungen verstösst.

Soweit vernünftigerweise möglich, werden wir Sie kontaktieren, bevor wir Ihren Zugang wesentlich einschränken, und Ihnen Gelegenheit geben, Ihre Nutzung anzupassen. Wir können unverzüglich handeln, wenn dies zur Behebung eines Sicherheitsrisikos, einer rechtswidrigen Tätigkeit, einer Systemstörung oder eines vorsätzlichen Missbrauchs erforderlich ist.

Vorausbezahlte Kreditpakete, sofern angeboten

• Bestimmte Konten können ein kreditbasiertes Modell nutzen, bei dem ein Kredit einer Anfrage an die künstliche Intelligenz entspricht.
• Ein Kredit wird nur dann abgezogen, wenn ein Ergebnis zurückgegeben wird, sofern beim Kauf nichts anderes angegeben wurde.
• Kreditpakete werden im Voraus erworben und verlängern sich nicht automatisch.
• Vorausbezahlte Kredite verfallen zwölf Monate nach dem Kauf.
• Durch den Kauf eines weiteren Pakets verlängert sich das Ablaufdatum aller verbleibenden Kredite um zwölf Monate ab dem Datum des neuen Kaufs.
• Kredite haben keinen Geldwert und dürfen nicht zwischen Organisationen übertragen werden, sofern Kodia nicht ausdrücklich zustimmt.

9. Rückerstattungen und Zahlungsanfechtungen

Abonnementgebühren werden nach Belastung oder Rechnungsstellung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum nicht zurückerstattet, es sei denn, eine Rückerstattung ist gesetzlich vorgeschrieben oder wurde von Kodia ausdrücklich genehmigt.

Die Kündigung oder Herabstufung eines Abonnements begründet keinen Anspruch auf eine anteilige Rückerstattung oder Gutschrift für den laufenden Abrechnungszeitraum.

Käufe vorausbezahlter Kreditpakete werden nicht zurückerstattet, sobald die Kredite dem Konto gutgeschrieben wurden, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben.

Wenn Sie der Auffassung sind, dass eine Belastung oder Rechnung nicht korrekt ist, kontaktieren Sie uns bitte unverzüglich unter contact@kodia.ch.

Wird eine Zahlung rückgängig gemacht, angefochten oder zurückgebucht, können wir das betreffende Konto suspendieren, den Abonnementzugang entziehen und die mit dieser Zahlung verbundenen Kredite abziehen oder stornieren. Unser Recht, rechtmässig geschuldete Beträge einzufordern, bleibt davon unberührt.

10. Zulässige Nutzung

Sie dürfen nicht:

• Zugangsdaten eines Kontos mit einer anderen Person oder einer Person ausserhalb Ihrer Organisation teilen;
• ohne Genehmigung auf das Konto einer anderen Person zugreifen oder dieses nutzen;
• den Dienst für rechtswidrige, betrügerische, irreführende oder missbräuchliche Zwecke verwenden;
• Kodia für Abrechnungssysteme ausserhalb des unterstützten Schweizer Anwendungsbereichs in einer Weise verwenden, die Nutzer hinsichtlich der Anwendbarkeit der Ergebnisse irreführen könnte;
• Schadsoftware, schädlichen Code oder Inhalte übermitteln, die dazu bestimmt sind, den Dienst zu stören oder zu beeinträchtigen;
• Sicherheitsmassnahmen ohne unsere schriftliche Genehmigung untersuchen, scannen, testen oder umgehen;
• versuchen, Nutzungs-, Raten-, Kredit-, Zugangs- oder Gleichzeitigkeitsbeschränkungen zu umgehen;
• automatisierte Skripte, Bots, Extraktionswerkzeuge oder eine API verwenden, ausser über Funktionen, die Kodia ausdrücklich zur Verfügung stellt;
• den Dienst zurückentwickeln, dekompilieren, disassemblieren, kopieren, nachahmen oder versuchen, den Quellcode, die Modelle, Anweisungen, Logik oder nicht öffentlichen Bestandteile des Dienstes zu ermitteln, soweit ein solches Verbot gesetzlich zulässig ist;
• Katalogdaten ausserhalb der gewöhnlichen Nutzung des Dienstes extrahieren, reproduzieren oder systematisch sammeln;
• den Dienst ohne unsere schriftliche Genehmigung verkaufen, unterlizenzieren, vermieten, gewerblich weitervertreiben oder Dritten bereitstellen;
• den Dienst zur Entwicklung oder Befüllung einer nicht autorisierten konkurrierenden Codierungsdatenbank oder eines solchen Dienstes verwenden; oder
• den Betrieb, die Verfügbarkeit, Integrität oder Sicherheit des Dienstes beeinträchtigen.

Wir können mutmassliche Verstösse untersuchen und verhältnismässige Schutzmassnahmen ergreifen.

11. Geistiges Eigentum

Kodia und seine Lizenzgeber behalten sämtliche Rechte, Eigentumsrechte und Ansprüche am Dienst, einschliesslich seiner Software, Benutzeroberfläche, Gestaltung, Datenbanken, Arbeitsabläufe, Dokumentation, Marken und damit verbundenen Rechte des geistigen Eigentums.

Ihre Inhalte

Sie behalten Ihre Rechte an den Inhalten, die Sie an den Dienst übermitteln.

Sie gewähren Kodia ein beschränktes, nicht ausschliessliches Recht, übermittelte Inhalte ausschliesslich in dem Umfang zu hosten, zu übertragen, zu vervielfältigen und anderweitig zu bearbeiten, wie dies erforderlich ist, um:

• den Dienst bereitzustellen und zu betreiben;
• die angeforderten Ergebnisse zu erzeugen und zurückzugeben;
• die Sicherheit und Integrität des Dienstes aufrechtzuerhalten;
• Support zu leisten;
• anwendbares Recht einzuhalten; und
• unsere Verpflichtungen aus diesen Bedingungen und einer anwendbaren Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung zu erfüllen.

Dieses Recht endet mit der Löschung des betreffenden Inhalts, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten und der in der Datenschutzerklärung beschriebenen Sicherungsfristen.

Kodia darf aggregierte oder anderweitig nicht identifizierende technische und betriebliche Statistiken erzeugen und verwenden, um den Dienst zu betreiben, zu sichern, zu bewerten und zu verbessern. Diese Statistiken dürfen vernünftigerweise weder den Kunden noch einen einzelnen Nutzer oder Patienten identifizieren lassen.

Kodia verwendet Kundenanfragen, klinische Dokumente, Abrechnungsdaten oder Chatinhalte nicht zum Trainieren von Modellen künstlicher Intelligenz.

Rückmeldungen und Vorschläge

Wenn Sie freiwillig Rückmeldungen oder Vorschläge zum Dienst übermitteln, darf Kodia diese ohne Einschränkung und ohne Vergütung verwenden, sofern dadurch keine vertraulichen Informationen oder Personendaten von Ihnen offengelegt werden.

Katalogdaten Dritter

Kodia integriert medizinische Codierungsdaten aus Drittquellen. Die folgenden Kataloge bleiben geistiges Eigentum ihrer jeweiligen Rechteinhaber:

• TARDOC und Ambulante Pauschalen: © OTMA SA (Organisation tarifs médicaux ambulatoires). Alle Rechte vorbehalten.
• ICD-10-GM, deutsche Ausgabe: © BfArM (Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte). Alle Rechte vorbehalten.
• CIM-10-GM / ICD-10-GM, französische und italienische Ausgaben: © OFS/UST (Office fédéral de la statistique / Ufficio federale di statistica). Alle Rechte vorbehalten.

Die über Kodia angezeigten Katalogdaten werden ausschliesslich zu Referenzzwecken im Rahmen der gewöhnlichen Nutzung des Dienstes bereitgestellt.

Sie dürfen Katalogdaten nicht systematisch extrahieren, vervielfältigen, erneut veröffentlichen, weitervertreiben, verkaufen, daraus abgeleitete Datenbanken erstellen oder sie anderweitig ausserhalb des durch den Dienst und die Rechte des jeweiligen Kataloginhabers erlaubten Umfangs verwerten.

12. Datenschutz und Datenbearbeitung

Unsere Datenschutzerklärung beschreibt und regelt, wie Kodia Personendaten im Zusammenhang mit der Website und dem Dienst bearbeitet.

Bearbeitet Kodia Personendaten im Auftrag eines Kunden, der als Verantwortlicher oder Auftragsbearbeiter handelt, kann diese Bearbeitung zusätzlich einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung unterliegen. Bei Widersprüchen im Zusammenhang mit einer solchen Bearbeitung hat die Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung Vorrang.

Optionaler serverseitiger Chatverlauf

Die serverseitige Synchronisierung des Chatverlaufs ist standardmässig deaktiviert. Sie können sie auf der Seite Verlauf der Anwendung aktivieren oder deaktivieren.

Die Aktivierung der Synchronisierung des Chatverlaufs ist eine vom Nutzer gewählte Einstellung. Sie stellt weder eine Einwilligung eines Patienten dar noch berechtigt sie für sich allein zur Bearbeitung identifizierbarer Patientendaten.

Bei aktivierter Synchronisierung werden Unterhaltungen und die damit verbundenen Metadaten gemäss der Datenschutzerklärung auf den Servern von Kodia in der Schweiz gespeichert.

Wird die Synchronisierung deaktiviert oder der gespeicherte Verlauf gelöscht, werden die betreffenden Daten zeitnah aus den aktiven Systemen entfernt. Verschlüsselte Sicherungskopien können bis zu 90 Tage lang bestehen bleiben, bevor sie überschrieben werden. Bestimmte Unterlagen können aufbewahrt werden, wenn dies gesetzlich, aufgrund von Sicherheitsverpflichtungen oder einer anwendbaren Vereinbarung erforderlich ist.

Freigegebene Sitzungen

Durch die Erstellung eines Links zu einer freigegebenen Sitzung wird die betreffende Unterhaltung auf den Servern von Kodia gespeichert und jeder Person mit dem Link ohne Authentifizierung zugänglich gemacht.

Sie dürfen keinen Freigabelink zu Inhalten erstellen, die identifizierende oder vertrauliche Patienteninformationen enthalten. Der Widerruf eines Links verhindert den zukünftigen Zugriff über den Dienst, kann jedoch bereits von Empfängern erstellte Kopien, Bildschirmaufnahmen oder Exporte nicht entfernen.

Assistenten von Drittanbietern

Wenn Sie Kodia Chat über einen Assistenten eines Drittanbieters nutzen, übermittelt dieser Assistent Ihre Fragen an Kodia und erhält die Antworten von Kodia. Der Assistent wird von einem Drittanbieter wie OpenAI oder Anthropic im Rahmen Ihrer eigenen Vertragsbeziehung mit diesem Anbieter bereitgestellt. Kodia ist weder für die Dienste dieses Anbieters verantwortlich noch dafür, wie der Assistent die Antworten von Kodia umformuliert, zusammenfasst, ergänzt oder verwendet.

Die Pflichten gemäss den Abschnitten 4 und 5 gelten auch für diese Nutzung, insbesondere das Entfernen von Informationen, die einen Patienten identifizieren, vor jeder Übermittlung sowie die Prüfung der Vorschläge anhand der von Kodia angegebenen Quellen vor ihrer Verwendung. Jede über den Konnektor übermittelte Anfrage wird wie eine Anfrage in Kodia Chat bearbeitet und angerechnet.

13. Suspendierung, Verfügbarkeit und Änderungen

Wir bemühen uns, den Dienst verfügbar und zuverlässig bereitzustellen, garantieren jedoch keinen unterbrechungsfreien, fehlerfreien oder jederzeit verfügbaren Betrieb.

Der Dienst kann aufgrund von Wartungsarbeiten, Aktualisierungen, Infrastrukturausfällen, Unterbrechungen bei Dienstleistern, Sicherheitsvorfällen, Ereignissen höherer Gewalt oder Umständen ausserhalb unserer zumutbaren Kontrolle vorübergehend nicht verfügbar sein.

Wir können den Zugang suspendieren oder einschränken, soweit dies vernünftigerweise erforderlich ist, um:

• den Dienst, Nutzer oder Dritte zu schützen;
• einen mutmasslichen Missbrauch oder Sicherheitsvorfall zu untersuchen;
• Betrug, Missbrauch oder eine Systemstörung zu verhindern;
• das Gesetz oder eine verbindliche Anordnung einer Behörde einzuhalten;
• auf eine Nichtzahlung zu reagieren; oder
• diese Bedingungen durchzusetzen.

Soweit vernünftigerweise möglich, werden wir Sie informieren und Ihnen Gelegenheit geben, das Problem vor einer Suspendierung zu beheben. In dringenden Fällen können wir ohne vorherige Mitteilung handeln.

Wir können Funktionen, Katalogversionen, Modelle, Infrastrukturanbieter oder technische Komponenten im Laufe der Zeit aktualisieren, ersetzen, hinzufügen oder entfernen. Wir werden Sie innerhalb einer angemessenen Frist informieren, wenn eine Änderung kostenpflichtige Funktionen wesentlich reduziert.

Wir können diese Bedingungen aktualisieren, um Änderungen des Dienstes, des Rechts, der Sicherheitsanforderungen oder unserer Geschäftspraktiken abzubilden. Wesentliche Änderungen werden vor ihrem Inkrafttreten über den Dienst, auf unserer Website oder per E-Mail mitgeteilt. Soweit erforderlich, werden wir Sie um eine erneute Zustimmung zu den Bedingungen bitten.

14. Kündigung

Sie können die Nutzung von Kodia jederzeit einstellen.

Wenn Sie ein Abonnement kündigen, bleibt der Zugang zu den kostenpflichtigen Funktionen bis zum Ende des bereits bezahlten Abrechnungszeitraums bestehen. Anschliessend wird das Konto auf das anwendbare kostenlose Angebot umgestellt oder inaktiv.

Bei vorausbezahlten Konten werden ungenutzte Kredite im Fall einer Kündigung weder zurückerstattet noch übertragen, sofern dies nicht gesetzlich vorgeschrieben ist.

Sie können Ihr Konto über den Dienst löschen, sofern diese Funktion verfügbar ist, oder indem Sie uns kontaktieren.

Bei der Löschung des Kontos werden die relevanten Konto-, Praxis- und Chatdaten aus den aktiven Systemen gelöscht oder anonymisiert, vorbehaltlich:

• gesetzlicher, buchhalterischer und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten;
• der Aufbewahrung von Sicherheits- und Auditprotokollen;
• ungelöster Zahlungsstreitigkeiten oder Rechtsansprüche;
• Verpflichtungen aus einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung; und
• verschlüsselter Sicherungskopien, die während der in der Datenschutzerklärung beschriebenen Fristen aufbewahrt werden.

Sie müssen alle benötigten Informationen exportieren, bevor Sie Ihr Konto löschen.

Wir können Ihren Zugang suspendieren oder kündigen, wenn Sie wesentlich gegen diese Bedingungen verstossen. Kann der Verstoss vernünftigerweise behoben werden, werden wir Sie in der Regel informieren und Ihnen Gelegenheit zur Behebung geben.

Wir können den Zugang unverzüglich suspendieren oder kündigen, wenn dies aufgrund rechtswidrigen Verhaltens, Betrugs, vorsätzlichen Missbrauchs, eines erheblichen Sicherheitsrisikos, wiederholter Verstösse oder der Nichtzahlung fälliger Beträge erforderlich ist.

Die Kündigung berührt Rechte und Pflichten nicht, die vor ihrem Wirksamwerden entstanden sind. Bestimmungen über Zahlungen, geistiges Eigentum, Vertraulichkeit, Haftungsausschlüsse, Haftung, anwendbares Recht sowie Bestimmungen, die ihrer Natur nach fortgelten müssen, bleiben wirksam.

15. Gewährleistungsausschlüsse

Soweit gesetzlich zulässig, wird der Dienst „wie besehen“ und „nach Verfügbarkeit“ bereitgestellt.

Kodia gewährleistet nicht:

• dass der Dienst jederzeit verfügbar, unterbrechungsfrei, sicher oder fehlerfrei ist;
• dass Vorschläge vollständig, richtig, aktuell oder auf jeden Einzelfall anwendbar sind;
• dass Kataloginhalte unmittelbar nach jeder regulatorischen oder tariflichen Änderung aktualisiert werden;
• dass die Verwendung eines Vorschlags zu einer Zahlung oder Rückerstattung führt;
• dass ein Kostenträger, Versicherer, eine Behörde, ein Auditor oder ein anderer Dritter einen Code oder eine Abrechnungsposition akzeptiert; oder
• dass der Dienst sämtliche kundenspezifischen Anforderungen erfüllt.

Vorschläge können Fehler, Auslassungen, veraltete Informationen oder Auslegungen enthalten, die von denjenigen von Versicherern, Tariforganisationen, Behörden oder anderen Fachpersonen abweichen.

Kodia erteilt keine medizinische, rechtliche, steuerliche oder buchhalterische Beratung. Sie bleiben dafür verantwortlich, geeignete professionelle Beratung einzuholen, sowie für sämtliche Ergebnisse in den Bereichen Codierung, Abrechnung, Dokumentation und Compliance.

16. Haftungsbeschränkung

Soweit nach Schweizer Recht zulässig, haftet Kodia nicht für:

• indirekte, beiläufig entstandene, besondere, strafende oder Folgeschäden;
• entgangenen Gewinn, Umsatz, Geschäftstätigkeit, Geschäftsmöglichkeiten, Ruf oder erwartete Einsparungen;
• abgelehnte Abrechnungen, Kürzungen von Rückerstattungen, Rückforderungen, Bussen, Sanktionen oder Streitigkeiten mit Versicherern oder Behörden;
• Verlust oder Beschädigung von Daten, wenn der Kunde keine angemessene Dokumentation oder Sicherungskopien geführt hat; oder
• Schäden, die aus der Verwendung eines Vorschlags ohne die nach diesen Bedingungen erforderliche Prüfung entstehen.

Soweit nach Schweizer Recht zulässig, ist die gesamte Haftung von Kodia aus oder im Zusammenhang mit dem Dienst oder diesen Bedingungen auf den höheren der folgenden Beträge begrenzt:

• CHF 100; oder
• die gesamten Gebühren, die der Kunde in den zwölf Monaten unmittelbar vor dem anspruchsbegründenden Ereignis an Kodia bezahlt hat.

Diese Begrenzung gilt unabhängig von der Rechtsgrundlage des Anspruchs und insgesamt für sämtliche zusammenhängenden Ansprüche.

Keine Bestimmung dieser Bedingungen schliesst Folgendes aus oder beschränkt es:

• die Haftung für rechtswidrige Absicht oder grobe Fahrlässigkeit;
• eine Haftung, die nach anwendbarem Schweizer Recht nicht wirksam ausgeschlossen oder beschränkt werden kann; oder
• die Verpflichtung des Kunden zur Zahlung rechtmässig geschuldeter Gebühren und anderer Beträge.

17. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Diese Bedingungen sowie sämtliche Streitigkeiten, die aus ihnen, dem Dienst oder damit im Zusammenhang entstehen, unterliegen dem materiellen Schweizer Recht unter Ausschluss seiner Kollisionsnormen.

Das Übereinkommen der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf findet keine Anwendung.

Vorbehaltlich eines gesetzlich zwingenden Gerichtsstands sind ausschliesslich die Gerichte des Kantons Waadt, Schweiz, zuständig.

18. Sonstige Bestimmungen

Gesamte Vereinbarung

Diese Bedingungen bilden zusammen mit jeder anwendbaren Bestellung, Abonnementbestätigung und Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung die gesamte Vereinbarung zwischen Kodia und dem Kunden betreffend die Kodia-Website, Kodia Chat und die damit verbundenen Selbstbedienungsfunktionen.

Die Datenschutzerklärung beschreibt und regelt die Bearbeitung von Personendaten durch Kodia, ist jedoch nicht Bestandteil dieser Klausel über die gesamte vertragliche Vereinbarung.

Diese Dokumente ersetzen sämtliche früheren Gespräche, Erklärungen oder Vereinbarungen zum selben Gegenstand.

Im Fall eines Widerspruchs:

• hat eine anwendbare Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung Vorrang in Bezug auf die Bearbeitung von Personendaten im Auftrag des Kunden;
• hat eine anwendbare Bestellung oder Abonnementbestätigung Vorrang in Bezug auf abonnementspezifische Preise, Nutzer, Funktionen und Abrechnungsbedingungen; und
• haben diese Bedingungen bei allen anderen vertraglichen Fragen Vorrang.

Salvatorische Klausel

Wird eine Bestimmung dieser Bedingungen für ungültig, rechtswidrig oder nicht durchsetzbar erklärt, wird sie im grösstmöglichen gesetzlich zulässigen Umfang angewendet oder durch eine gültige Bestimmung ersetzt, die ihrem Zweck möglichst nahekommt. Die übrigen Bestimmungen bleiben vollumfänglich wirksam.

Kein Verzicht

Unterlässt oder verzögert eine Partei die Ausübung eines Rechts aus diesen Bedingungen, stellt dies keinen Verzicht auf dieses Recht dar. Ein Verzicht ist nur wirksam, wenn er schriftlich erfolgt, und gilt ausschliesslich für die konkreten Umstände, für die er erklärt wurde.

Abtretung

Der Kunde darf diese Bedingungen, ein Konto oder ein Abonnement nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung von Kodia übertragen oder abtreten.

Kodia darf diese Bedingungen im Rahmen einer Fusion, Unternehmensumstrukturierung, Finanzierung, eines Verkaufs des Dienstes oder des Geschäftsbetriebs oder einer Übertragung auf ein verbundenes Unternehmen übertragen, sofern dadurch die vertraglichen Rechte des Kunden nicht wesentlich eingeschränkt werden.

Mitteilungen

Kodia kann betriebliche, vertragliche, abrechnungsbezogene oder rechtliche Mitteilungen per E-Mail, über den Dienst oder, soweit angemessen, durch Veröffentlichung auf der Kodia-Website übermitteln.

Per E-Mail versandte Mitteilungen werden an die mit dem Kundenkonto verknüpfte Adresse gesendet. Der Kunde ist dafür verantwortlich, seine Kontaktdaten aktuell zu halten.

Mitteilungen an Kodia sind an contact@kodia.ch zu senden, sofern diese Bedingungen oder eine anwendbare Vereinbarung keine andere Form vorsehen.

19. Kontakt

MS2 Partners Sàrl (CHE-240.674.424)
Route de Lausanne 15
1180 Rolle, Waadt, Schweiz
E-Mail: contact@kodia.ch